En alguna ocasión hemos hablado de la Gestión Minimalista (aquí y aquí) y cuánto más reflexionamos sobre ello, más convencidos estamos de sus bondades. Tan convencidos que nos hemos atrevido a definir una serie de primeros principios. Lo dicho, son unas primera reflexiones, y aceptaríamos todo tipo de aportaciones que las enriquezcan. Con toda la osadía del mundo, aquí va este primer "aguacero mental":

1.- El papel ahoga. Y está empíricamente probado. Cuánto más papel requiramos nuestra percepción de burocracia sinsentido incrementará exponencialmente.

2.- Más procesos, más trabajo. En ocasiones no somos del todo conscientes lo que conlleva un nuevo proceso en un Sistema de Gestión por Procesos. Trabajar desde una perspectiva genérica ayuda sustancialmente. Hemos conocido empresas que rondan los 200 procesos, y no hablamos de multinacionales. Trabajar el proceso de atención telefónica con un detalle del número de tonos a esperar...nos parece una verdadera locura, y por supuesto, algo bastante absurdo. Con este tipo de procesos, basándonos en la filosofía que requiere de la medición de la eficacia del proceso...os podéis imaginar.

3.- Fuera las reuniones periódicas. Reunión semanal de todo el equipo directivo. Pues tal vez necesario, pero tal vez no. En ocasiones, lamentablemente demasiadas, nos encontramos con esas reuniones "sistemáticas" planificadas de acuerdo a una periodicidad determinada, pero donde nos encontramos que...no hay contenido que trabajar. Tal vez una semana necesitemos reunirnos 4 veces y las 4 semanas siguientes no sea necesario. Las reuniones son un gran ladrón del tiempo y necesitamos ser escrupulosos con ellas. Una hora de 10 personas son realmente 10 horas, no lo olvidemos. Y si además es del equipo directivo, lo multiplicamos por euros y seguro que tenemos un poco más de cuidado. Y no queremos decir que no sean necesarias, cuidado. Lo necesario se contrapone en ocasiones a lo habitual.

4.- Despliegue de responsabilidades y autonomía. Autonomía para decidir, para ejecutar, para coordinar. Cuánto más desplegadas estén las responsabilidades menos trabajo supondrá el control, la verificación, la sobrecarga de determinadas personas....Todo ello contrario a la flexibilidad que requieren las organizaciones, sean del sector que sean, sean del tamaño que sean.

5.- Menos indicadores, pero más potentes. En ocasiones nos da la sensación de pasar más tiempo midiendo y recogiendo datos que gestionando. Pues algo falla. Mejor 3 indicadores buenos, que 17 de los que no podemos extraer buenas conclusiones. Es más, mejor 1 bueno que 4 a medias. Tenemos que medir todo y definimos indicadores que llegan a medir el número de tonos del teléfono antes de cogerlo. Pérdida de tiempo, distorsión de lo realmente importante, etc.

6.- Quién es responsable de calidad? Todos. El/la responsable de calidad se asocia en demasiadas ocasiones con la responsabilidad de perseguir a todo el mundo para que firme los dichosos registros. Si este es nuestro objetivo, adelante con la responsabilidad de calidad. Si nuestro objetivo es que la organización funcione y mejore, tal vez nos tengamos que cuestionar la necesidad de un puesto de tales características y sobre todo, la necesidad de firmar tanto registro.

7.- Si no conseguimos lo mismo en menos tiempo, o más en el mismo tiempo, no sirve. Pocas aclaraciones requiere esta frase, no?

8.- TIC y Comunicación asíncrona. Las ideas surgen en cualquier momento. Es más, normalmente en estados relajados estas ideas tienden a surgir con mayor intensidad. Lamentablemente, para la próxima reunión ya se nos ha olvidado...La comunicación asíncrona es tan importante como la síncrona y las Tecnologías de la Información y la Comunicación facilitan dicho proceso. Blogs, Foros, WIKIs, facilitan este proceso. Incluso los post-it son una herramienta que utilizada adecuadamente promueve un dinamismo que no aporta la comunicación síncrona.

9.- Si siempre lo hemos hecho así...es que está mal. No reflexionar sobre las causas y no tratar de mejorar (para lo que se requiere cambio) es una evidencia de aquellas cosas que siempre las hemos hecho así, y punto. Mala señal...

10.- Modelos y metodologías como herramientas, no como dogmas. En ocasiones nos concentramos tanto en un Modelo o Metodología que perdemos la perspectiva de su utilidad y nos convertimos en esclavos de ella. Nos centramos en la metodología en lugar de centrarnos en nuestra organización y perdemos toda perspectiva de la realidad. En este punto, somos consciente de que los consultores tenemos gran parte de culpa. Olvidamos a la empresa para centrarnos en el Modelo y lo convertimos en la Carcel de Alcatraz hasta que la empresa decide organizar una fuga masiva. En la medida que un Modelo o Metodología nos complica la vida y no nos reporta resultados...es que no sirve.

11.- Más humanos, menos autómatas. Creemos que todo se puede procedimentar y automatizar y nos olvidamos que la base reside en las personas, que son ellas las que han de realizar el trabajo. Centrémonos en los resultados. Que cada cuál lo haga como mejor le parezca, siempre conscientes del cumplimiento de unos mínimos de base, pero alejándonos de la procedimentación de la atención telefónica. A estas alturas nos explicamos, no?

Bueno, de momento esto es todo, aunque no descartamos que haya más o menos...Por nuestra parte seguimos con esta reflexión. Os mantendremos informados.